In den Regalen bei Aldi und Lidl tauchen die ersten Lebkuchen auf – ein Anzeichen dafür, dass sich das laufende Kalenderjahr dem Ende zuneigt. Und unser Reminder an Sie, dass Sie sich am besten bereits jetzt mit der Urlaubsplanung für das kommende Jahr beschäftigen sollten!
Hierbei kann man einiges falsch aber auch vieles richtig machen. Urlaub als planbare Abwesenheit und somit natürliche Flexibilität nicht zu nutzen, wäre Verschwendung. Die Konsequenz: Mehrkosten für Personal durch Ineffizienzen oder alternativ schlechte Erreichbarkeiten und Service-Level sowie hohe Rückstände.
Praxistipps
Idealerweise arbeiten Sie bei der Jahresplanung mit Urlaubsquoten und -budgets, planen und genehmigen den Großteil des Jahresurlaubs bereits jetzt fürs folgende Jahr und nutzen den verbleibenden Resturlaub dann zum Ausgleich unvorhergesehener Bedarfsschwankungen im Laufe des Jahres.
Die Urlaubsvergabe sollte sich hierbei am Bedarf orientieren, sprich in Zeiträumen mit höherem Bedarf sollte weniger Urlaub vergeben werden, in bedarfsschwachen Zeiträumen dafür mehr, sodass die Deckungssituation übers Jahr gesehen ausgeglichen ist. Voraussetzung für eine Jahresurlaubsplanung ist also ein Jahresforecast des Bedarfs – ohne Forecast keine bedarfsorientierte Urlaubsplanung (hier geht's zum Forecasting). In der Praxis stehen viele Unternehmen zudem vor der Herausforderung, dass die Ferienzeiten nicht immer zu den anfallenden Bedarfen passen. Bestes Beispiel hierfür ist der Jahreswechsel: die meisten Mitarbeiter möchten über Weihnachten und Silvester Urlaub nehmen, gleichzeitig gibt es einen Peak beim Bedarf und Ihr Unternehmen braucht ausreichend Kapazitäten. Bei der Urlaubsplanung sind daher auch die Ferienzeiten zu berücksichtigen – immer mit dem Ziel, eine Balance zwischen Bedarfsdeckung und Mitarbeiterzufriedenheit zu finden.
In der Praxis hat sich zudem bewährt, bereits 70-90% des Jahresurlaubs (abhängig von der Volatilität des Geschäfts) vorab zu planen und zu genehmigen. Wird weniger als 2/3 des Jahresurlaubs vorab vergeben, leidet die Planungssicherheit Ihres Unternehmens. Wird hingegen der komplette Urlaub vergeben, ist der Hebel zum Ausgleich unvorhergesehener Bedarfsschwankungen später nur noch sehr klein. Stellen Sie sicher, dass immer Transparenz über den bereits geplanten Urlaub sowie den noch verbleibenden Resturlaub besteht. Zur Unterstützung der Verteilung des zum Zeitpunkt x noch ungeplanten Resturlaubs auf die noch verbleibenden Kalenderwochen empfehlen wir den Einsatz geeigneter Instrumente innerhalb des Kapazitätsmanagements (hier geht's zum Capacity Management).
Urlaubsbudget-Kalkulator
Sie fragen sich jetzt bestimmt, wie Sie bedarfsgerechte Urlaubsbudgets ermitteln können und dabei gleichzeitigt Mitarbeiter-Interessen wie beispielweise Ferienzeiten nicht aus den Augen verlieren? Ganz einfach: mit unserem Urlaubsbudget-Kalkulator!
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, wir haben für Sie ein leicht zu bedienendes Tool entwickelt, welches genau diese Herausforderungen berücksichtigt und Ihnen am Ende die für Ihre Rahmenbedingungen optimalen Urlaubsquoten je Kalenderwoche ermittelt, sodass Sie sich ganz entspannt zurücklehnen und die Lebkuchen der Vorweihnachtszeit genießen können.
Nehmen Sie bei Interesse gerne Kontakt zu uns auf und probieren Sie unseren kostenlosen Urlaubsbudget-Kalkulator doch einfach mal aus.
Wir wünschen gutes Gelingen!
